Der Steckbrief eignet sich vor allem für kleinere Vorhaben, kleinere Projekte und für Arbeitspakete. Er gewährleistet bei sorgfältiger Nachführung einen umfassenden und vollständigen Überblick über das aktuelle Geschehen.

Der Steckbrief vereint verschiedene Elemente aus der Projektdokumentation. Dies sind u.a.:

• Die wichtigsten zusammengefassten Informationen aus dem Projekt- oder Arbeits-paketauftrag wie Ausgangslage, Auftrag und Ziele, sowie der Gestaltungsbereich als Ab-grenzung des Projektumfeldes.
• Eine einfache tabellarische Form des Projekt-Struktur-Planes
• Vereinfachte Versionen der Stakeholder- und Risiko-Analyse
• Sowie eine Pendenzenliste, Notizen, Regelungen (teamintern/-extern) und mit geltende Unter-lagen zum Projekt resp. Arbeitspaket.

Der Steckbrief wird heute in verschiedenen Bereichen eingesetzt. Er eignet sich sowohl für kleine Projekte und Arbeitspakete wie auch teilweise für komplexere Aufträge ohne formalen Projektcharakter. Durch weglassen oder hinzufügen von einzelnen Teilen kann der Steckbrief bedarfsgerecht angepasst werden.

Die Informationen des Steckbriefes – insbesondere die Notizen, Entscheidungen und Pendenzen – eignen sich aufgrund ihrer Vollständigkeit auch als Informationsquelle für Zwischenberichte oder einen Schlussbericht.

Der Steckbrief ersetzt v.a. in komplexeren Vorhaben und Projekten keine komplette Projekt-dokumentation. Er hilft mit, in kleineren und mittleren Vorhaben resp. Projekten und Arbeitspaketen die Übersicht zu behalten und die wichtigsten Informationen in kompakter Form jederzeit zur Verfügung zu haben.

Voraussetzung für die wirksame Nutzung des Steckbriefes ist die zeitnahe, gewissenhafte und vollständige Nachführung.

Die Grenzen des Steckbriefes sind prinzipiell die Grösse, der Umfang und die Komplexität eines Projektes resp. Arbeitspaketes. Dies liegt jedoch im Ermessen des Projektleiters.

Der Fachartikel zum Thema „Steckbrief“ wurde im August 2008 im „Projekt Magazin“ publiziert.

Als Grund wird vielfach die neue Technologie selbst, die mangelnde Zeit oder ganz einfach das Unvermögen des Projektleiters angegeben und artet in Schuldzuweisungen aus. Häufig ist der Grund für die mangelhafte Erfolgsquote auch nicht klar erkennbar, weil verschiedene ungünstige Faktoren das Projekt zugleich negativ beeinflussten und gemeinsam zum unerfreulichen Endergebnis führten.

Die Varianten der Projektmanagement-Systeme und des Systems-Engineerings sind heute so zahlreich und vielfältig wie es die Menge von Projektarten ist. Ebenso unterschiedlich sind Grösse, Strategie, Kultur und Struktur  der Unternehmen resp. Organisationen, in welchen Projektmanagement eingesetzt wird.

Einen allgemein gültigen Projektmanagement-Ansatz, sozusagen „ab der Stange“, kann es somit nicht geben. Die vorliegende Abschlussarbeit zeigt beispielhaft einen Ansatz auf, auf welchen Grundlagen Projekte erfolgreich durchgeführt werden können.

Das vorrangige Ziel kann nur ein möglichst effizientes und pragmatisches Vorgehen in Projekten sein, nicht das Aufzwingen perfektionierter Projektmanagement-Methodik.

Eine Möglichkeit ist der Grundgedanke zum „informellen Projektmanagement“. Harold Kerzner schreibt dazu:

„Unternehmen verwalten Projekte heute eher informeller als früher. Das informelle Projektmanagement besitzt zwar einen gewissen Grad an Formalität, das Projekt soll jedoch mit einem Minimum an Papierkram bewältigt werden. Es herrscht ein vernünftiges Mass an Formalität. Ausserdem basiert das informelle Projektmanagement eher auf Leitsätzen als auf Richtlinien und Prozeduren, die die Basis des informellen Projektmanagements bilden…..“

[Quelle: Harold Kerzner 2003 „Projektmanagement – ein system-orientierter Ansatz zur Planung und Steuerung“, S. 53]

Mit der Klassifizierung von Projekten, der geeigneten Projektorganisation, mit Ansätzen aus dem informellen Projektmanagement und einem „Basis-Pack“ an Techniken und Hilfsmitteln wird eine solide Basis für die Projektarbeit geschaffen.